Vor dem Import von Kontakten bietet es sich an, Kontaktgruppen (bzw. Importlisten) einzurichten. Die angelegten Kontaktgruppen können beim späteren Import zugewiesen werden. Das erleichtert Ihnen nach dem Import die Zuordnung von Kontakten über den Filter im Kontaktmanager, ebenso die Massenbearbeitung und Auswertung. Geben Sie Ihren Kontaktgruppen eindeutige Namen (z.b. Datum des Importes, Datum des Versands, Adressherkunft etc.).

Fahren Sie nach Öffnen der Kampagne mit der Maus über den Reiter Kontakte. Per Mouse-Over-Effekt öffnet sich ein DropDown-Menü, in welchem Sie auf Kontaktgruppen klicken.

Geben Sie der Kontaktgruppe einen Namen und klicken Sie auf anlegen. Sie können den Namen der Kontaktgruppe jederzeit ändern. Die Bearbeitung wird hierbei an sämtlichen Stellen des Dialogtools übernommen.

Klicken Sie nach Öffnen der Kampagne auf den Reiter Kontakte. Sie befinden sich nun in der Kontaktübersicht. Klicken Sie dort auf den grünen Button „neuen Einzelkontakt anlegen“.

Sie gelangen automatisch in eine Eingabemaske, in welcher Sie mindestens die Pflichtfelder für Anrede, Vorname und Nachname ausfüllen müssen um eine PURL zu generieren.

Im oberen Bereich können Sie dem Kontakt einer Kontaktgruppe, Art des Trackings, Zielgruppe, einem Bearbeitungsstatus oder Mitarbeiter zuordnen.

Die Checkbox unter „aktiv“ ist standardmäßig gesetzt. Entfernen Sie dieses Häkchen, bringt der Aufruf der PURL lediglich die Fehlerseite des Dialoges. Setzen Sie die Checkbox für PURL verschickt, wird automatisch einen Zeitstempel für den Versandstatus gesetzt.

Im unteren Bereich befinden sich die zusätzlichen Kontaktdatenfelder, sofern diese vorab angelegt worden sind. Sie können beim Kontakt auch Notizen oder Kommentare eintragen.

Sind Ihre Eingaben vollständig bestätigen Sie unten links mit dem Button „anlegen“

Wenn noch keine URL für den Dialog hinterlegt ist um eine Live-PURL zu erstellen, der Designer jedoch schon den Dialog implementiert, sollte ein Testkontakt angelegt werden. Mit einem Testkontakt kann der Onlinedialog jederzeit aufgerufen werden, auch wenn die Kampagne gestoppt oder pausiert ist.

Setzen Sie hierfür in der Eingabemaske in der oberen Checkbox „Testkontakt?“ das Häkchen. Nach anlegen erhalten Sie eine kryptische PURL, welche direkt klickbar ist.

HINWEIS: Die Zahlen- und Buchstabenfolge der Test-PURL kann sich nach einigen Stunden ändern, weshalb Sie vorsichtig sein sollten, eine Test-PURL zu Demonstrationszwecken per Email zu versenden. Rufen Sie den Testlink sicherheitshalber immer direkt aus dem Kontaktmanager heraus auf.

Kontakte können als Excelliste im XLS-Format importiert werden. Hierzu ist die Spaltenüberschrift so zu wählen, wie unter dem Import angegeben wird.

ACHTUNG: Leerzeichen führen ggf. zum Nicht-Erkennen einer Spalte!

folgende Spaltenbezeichnungen/Spaltenköpfe sind Pflicht:

• salutation (für Anrede)
• first_name (für Vorname)
• last_name (für Nachname)

ACHTUNG: Achten Sie darauf dass in diesen Spalten keine unnötigen Leerzeichen (bis auf Doppelnamen) enthalten sind. Handelt es sich nämlich um ASCII-Leerzeichen, werden diese in der PURL nicht aufgelöst, was zu einem fehlerhaftem Browser-Aufruf führen kann. Vermeiden Sie auch Zeilenumbrüche etc.

Sofern Sie zusätzliche Kontaktdatenfelder in der Kampagne angelegt haben, ist der Objektidentifikator dieser Kontaktdatenfelder auch die entsprechende Spaltenbezeichnung für Ihre XLS-Datei.

Beispiel: Haben Sie ein zusätzliches Kontaktdatenfeld namens ###CONTACT_PHONE### für die Telefonnummer angelegt, so tragen Sie in der XLS-Datei „phone“ als Spaltenbezeichnung ein.

Objektidentifikatoren für zusätzliche Spaltenbezeichnungen:

• Externe ID = externalid
• Zielgruppe = target_group_identifier
• Mitarbeiter = user_account_identifier

Die Zuordnung der Kontakte für Mitarbeiter und Zielgruppe kann somit schon beim Import erfolgen. Um für einen Mitarbeiter die entsprechende ID zu ermitteln, müssen Sie den Mitarbeiter zunächst zur Kampagne einladen. Unter „Import-Dateien –> Anlegen“ finden Sie die entsprechenden IDs Ihrer Mitarbeiter.

Wenn Ihre Excelliste fertig für den Import ist, fahren Sie nach Öffnen der Kampagne per Mouse-Over-Funktion über den Reiter Kontakte.

• Beim sich öffnenden Drop-Down-Menü klicken Sie auf Import-Dateien.

Sie gelangen nun in die Übersicht der bisher getätigten Importe.

• Um eine neue XLS-Datei zu importieren klicken Sie im rechten oberen Bereich auf den grünen Button Anlegen.

Auf der Folgeseite finden Sie im oberen Bereich die Aufschlüsselung der einzelnen Datenfelder Ihrer Kampagne. Hier können Sie die erforderlichen Spaltenbezeichnungen nochmals mit den Spaltenbezeichnungen in Ihrer XLS-Datei abgleichen. Der Upload der XLS-Datei findet im unteren Bereich dieser Seite statt.

• Geben Sie der Importdatei unter Label einen Namen.

Wenn Sie vorab eine Kontaktgruppe angelegt haben, können Sie diese nun zuweisen. Der Tracktype steht standardmäßig auf „anonymisiert“. Für gewöhnliche Kampagnen sollten Sie hier auf „personalisiert“ umschalten, um Responsemails und einen Klickverlauf für Ihre Kontakte zu erhalten. Sie können dem Import auch einen Kommentar hinzufügen.

• Über den File-Explorer (Durchsuchen) wählen Sie die hochzuladende Importdatei aus und klicken anschließend auf „anlegen“.

Im folgenden prüft das Dialogtool für einen Augenblick die XLS-Datei, dann gelangen Sie auf eine Folgeseite. Auf dieser Seite finden Sie im unteren Bereich eine Vorschau Ihrer Kontakte. Sollte etwas mit den Spaltenbezeichnungen oder den Zellinhalten nicht stimmen, werden Ihnen die entsprechenden Spalten farbig markiert und mit einer Hinweismeldung versehen.

orange Schrift bedeutet: Zuordnung stimmt nicht, weil Spalte in XLS-Datei im Dialogtool nicht unter zusätzlichen Kontaktdatenfeldern angelegt ist. –> Der Import kann dennoch durchgeführt werden.

rote Schrift bedeutet: Es fehlen Pflichtspalten bzw. Pflichtfelder –> Der Import kann nicht durchgeführt werden.

• Sollten sich aus der Vorschau keinerlei Warnhinweise oder Fehler ergeben, ist im rechten oberen Bereich der grüne Button „importieren“ sichtbar. Klicken Sie auf diesen Button und der Import wird gestartet.

Die Fortschrittsanzeige erkennen Sie anhand des fortschreitenden grünen Ladebalkens. Nach Beendigung des Importes (100%) wird der Zeitstempel sichtbar und Ihre Kontakte sind importiert.

• Rufen Sie Übersicht Ihrer Kontakte auf und filtern Sie nach den gewünschten Kontakten, welche Sie exportieren möchten.

• Klicken Sie im Anschluss auf gefilterte Kontakte exportieren.

• Geben Sie dem Export unter Label einen Namen. Hierbei handelt es sich um ein Pflichfeld. Der Name des Labels taucht nach Export in der Dateibezeichnung der XLS-Datei auf.

• Markieren Sie nun die gewünschten Datenfelder über die Checkboxen und bestätigen Sie mit dem Button anlegen.

• Auf der Folgeseite werden Ihnen nochmals die Datenfelder aufgelistet. Betätigen Sie den grünen Button Exportieren. (Im Folgenden beginnt nun die Fortschrittsanzeige über einen grünen Ladebalken)

• Sobald der Export beendet ist, steht Ihnen rechts unten der grüne Button Download zur Verfügung.

Sämtliche Exportdateien werden gespeichert und können erneut aufgerufen bzw. heruntergeladen werden. Wenn Sie per Mouse-Over-Funktion über den Menüpunkt Kontakte fahren, klicken Sie im sich öffnenden DropDown-Menü Export-Dateien. Dort finden Sie alles Exporte in chronologischer Reihenfolge. Über Öffnen können Sie entsprechende Exportdatei erneut herunterladen.

ACHTUNG: Der Export bezieht sich immer auf die gefilterten Kontakte. Ist kein Filter gesetzt, werden sämtliche Kontakte exportiert. Versichern Sie sich bei der Anzahl der gefilterten Kontakte über die Anzeige im mittleren Bereich des Kontaktmanagers –> „Diese Auswahl trifft auf XXX Kontakte zu“.

Der Kontaktfilter hat mehrere Funktionen:

• Überprüfung
• Auswertung
• Suche

Nach Öffnen der Kampagne und Klick auf den Reiter Kontakte finden Sie im oberen grauen Bereich den Kontaktfilter.

Hier können Sie Ihre Kontakte nach bestimmten Kriterien eingrenzen oder selektieren. Um einen Filter zu aktivieren, klicken Sie nach Zuweisung des gewünschten Merkmals auf “Kontakte filtern”.

Wenn Sie z.B. das Kriterium “PURL online” auf “Ja” stellen und mit “Kontakte filtern” bestätigen, werden Ihnen nur die Kontakte angezeigt, welche die Kampagne aufgerufen haben. Des Weiteren können Sie nach Kontaktgruppen, Zielgruppen, dem Bearbeitungsstatus und nach Mitarbeitern selektieren. Suchen Sie einzelne Kontakte, können Sie auch nach Namen eingrenzen.

Überprüfen Sie, ob Ihre Kontakte zur Briefaussendung bereit sind:

mit folgenden Filter-Kriterien können Sie verifizieren, ob Ihre Kontakte für den Briefversand gerüstet sind:

• Aktiv? –> Filter auf „ja“ stellen
• Art des Trackings –> Filter auf „personalisiert“ stellen
• zuständigen „Mitarbeiter“ markieren

–> dann: „Kontakte filtern“ klicken

Nach Öffnen der Kampagne und Klick auf den Reiter „Kontakte“ finden Sie im unteren Bereich Ihre Kontakte in mehreren Spalten.

Die Grundaufbau besteht aus Anrede, Titel, Vorname, Nachname. Beim Klick auf diese Spaltenköpfe (Spaltenbezeichnungen) können Sie entweder aufsteigend oder absteigend sortieren.

Wenn Sie in den Kontaktfiltereinstellungen das Merkmal „PURL online“ oder „PURL verschickt“ aufgenommen haben, werden Ihnen diese Spalten zusätzlich angezeigt.

Im linken unteren Bereich des Kontaktfilters finden Sie ein DropDown-Feld, in welchem Sie die externe ID in die Anzeige Ihrer Kontakte einbeziehen und danach sortieren können.

gefilterte oder ausgewählte Kontakte können per Massenbearbeitung in folgenden Punkten zugewiesen werden.

• Aktiv? (–> Kontakte aktivieren / deaktivieren)
• PURL verschickt (–> Versandstatus von Kontakten bei Briefversand ändern)
• Bearbeitungsstatus (–> Kontakten einem Bearbeitungsstatus zuweisen)
• Art des Trackings (–> Trackingvariante ändern
• Kontaktgruppe (–> Kontakte einer Kontaktgruppe zuweisen)
• Zielgruppe (–> Kontakte einer Zielgruppe zuweisen)
• Mitarbeiter (–> Kontakte einem Mitarbeiter zuweisen)

Massenzuweisung von „gefilterten“ Kontakten

Im mittleren Bereich des Kontaktmanagers befindet sich das DropDown-Menü für die Massenzuweisung (der Fokus steht hierbei auf „Aktiv?“). ACHTUNG: An dieser Stelle bezieht sich die Massenzuweisung auf alle gefilterten Kontakte. Ist kein Filter gesetzt, werden alle Kontakte über die Massenzuweisung bearbeitet.

Nach dem Filtern der gewünschten Kontakte und Auswahl der gewünschten Massenzuweisungs-Funktion, klicken Sie auf den Button „gefilterte Kontakte bearbeiten“. Auf der Folgeseite nehmen Sie die gewünschte Auswahl innerhalb Ihrer Massenzuweisungs-Funktion vor und bestätigen diese. Sie landen im Anschluss wieder in der Übersicht Ihrer Kontakte.

Massenzuweisung von „ausgewählten“ Kontakten

Im unteren Bereich des Kontaktmanagers befindet sich das DropDown-Menü für die Massenzuweisung (der Fokus steht hierbei auf „Aktiv?“)

Setzen Sie in der Ihnen vorliegenden Ansicht das Häkchen in den Checkboxen der entsprechenden Kontakte (die Checkboxen befinden unmittelbar vor der Spalte „Anrede“).

Nach Auswahl der gewünschten Massenzuweisungs-Funktion, klicken Sie auf den Button „ausgewählte Kontakte bearbeiten“. Auf der Folgeseite nehmen Sie die gewünschte Auswahl innerhalb Ihrer Massenzuweisungs-Funktion vor und bestätigen diese. Sie landen im Anschluss wieder in der Übersicht Ihrer Kontakte.